Значение и преимущества внедрения систем электронного документоооборота

В настоящее время система электронного документооборота (СЭД) является для различных организаций обязательным атрибутом ИТ-инфраструктуры.  С её помощью значительно повышается результативность деятельности промышленных предприятий и коммерческих компаний. В государственных организациях с помощью электронного документооборота осуществляется внутреннее управление и взаимодействие между различными ведомствами. Вначале СЭД предполагалось использовать для автоматизации делопроизводства, но в дальнейшем спектр задач системы значительно расширился.

В настоящее время благодаря СЭД возможна работа как с организационно-распорядительной документацией и корреспонденцией, так и с решением внутренних документов. Это и всевозможные договора, и справочная, нормативная, проектная документации и другие. Система электронного документооборота позволяет решать и сугубо прикладные задачи, такие как управление взаимными действиями между  организацией и клиентами, создание документооборота различных проектов, продвижение сервисной службы и кадровой деятельности и многое другое. СЭД, сегодня, является наиболее развивающейся отечественной деятельностью организаций в ИТ-индустрии.

Электронный документооборот широко используется различными организациями независимо от численности персонала и специфики их  работы. В основном пользователями электронного документооборота остаются государственные предприятия. На государственный сектор приходится порядка 30% электронного документооборота. В первую очередь государство стало инициатором введения СЭД, получившая в дальнейшем широкое распространение. Особым требованием к электронному документообороту является её информационная безопасность. Под этим подразумевается создание на основе предлагаемых программ защиты электронной информации документооборота.

Участники  электронного документооборота руководствуются законами и положениями о применении электронно-цифровой подписи, которая обеспечивает контроль целостности и подлинности электронного документа. Электронная подпись является аналогом подлинной подписи и средством защиты документа. Разработка и внедрение различных бизнес – проектов, использование стандартов в делопроизводстве и совершенствование технологических процессов - всё это является гарантией наивысшего эффекта от применения СЭД.