Девять шагов к введению цифрового документооборота в бизнесе

Сегодня ключевой вопрос для предпринимателей уже не в том, стоит ли принимать решение о введении электронного документооборота, а в том, с чего начать его реализацию и к каким инструментам обратиться. Быстрая оцифровка несет в себе множество рисков, связанных с отбором технологий, кибербезопасностью и нормативными правовыми актами. Отсутствие нормативного соответствия и нехватка знаний в организации по-прежнему являются серьезной проблемой. Итак, как делать оцифровку бизнеса, чтобы она была успешной?

Безбумажный бизнес - это процесс, который должен быть надлежащим образом спланирован, контролируется и управляется компетентным лидером. Целостный подход к его реализации является серьезной проблемой, требующей изменений в различных областях организации, поэтому поддержка на управленческом уровне необходима для успеха трансформации.

Вот 9 шагов, которые облегчают процесс и повышают шансы на успех:

1. Знай свою компанию:
Создайте карту действий и процессов, которые связаны с вашим бизнесом. Определите связи между ними. Сделайте самодиагностику уровня оцифровки на предприятии, постарайтесь выявить ключевые проблемы и возможности их решения.

2. Проверьте, что делают конкуренты:
Проще всего начать с процессов продаж и обслуживания клиентов. Такой анализ позволит определить уровень конкурентоспособности вашей компании и вдохновит на внедрение цифрового документооборота в тех областях, которые вы еще не предложили своим клиентам.

3. Найдите элементы, которые несут наибольший риск:
Выявление рискованных моментов в бизнес-процессе имеет решающее значение для инноваций. Чтобы применять только необходимые меры, необходимо знать, с какими потенциальными угрозами мы сталкиваемся в данном случае и от которых хотим или нуждаемся в максимально возможной защите, а с какими - готовы мириться.

4. Найти внешнюю поддержку:
Уже зная сильные и слабые стороны компании, вы можете выбрать поставщика безбумажных решений, чтобы противостоять вашим потребностям с их возможностями. В контексте цифрового документооборота очень важно использовать квалифицированные услуги. Этот квалифицированный поставщик услуг в определенной степени возьмет на себя ответственность в качестве третьей стороны транзакции, связанной с риском данного процесса.

5. Настройте свои документы:
Для проекта цифрового документооборота, реализуемого в вашей компании, задайте себе вопрос о документах, которые вы используете на отдельных этапах процесса. Определение того, нужен ли документ или нет, так же важно, как и вопрос, связанный с самим изменением бумажной формы в электронную.

6. Ставка на безопасность:
Риски, связанные с обеспечением информационной безопасности и широко понимаемой их обработкой в организации, являются одним из многих рисков, которые могут повлиять на бизнес-цели компании. Из-за динамически меняющихся технологических условий и применимых правовых норм ни одна организация не может позволить себе преуменьшать аспекты защиты информации. Причина очевидна: информация является основной ценностью любой организации.

7. Определить юридические требования:
Страх перед правильным внедрением безбумажных решений с юридической стороны является одной из часто возникающих проблем, которые обозначаются как барьер перед реализацией самих услуг. С более сложными процессами, такими как ведение бухгалтерии, расчёт заработной платы и кадровое делопроизводство, полезно обратиться к услугам сторонних юридических и консалтинговых фирм, специализирующихся на оказании таких услуг - это намного эффективнее и дешевле, как показывает практика.

8. Учитывайте потребности вашего бизнеса и ваших подрядчиков:
Необязательно все ваши сотрудники и подрядчики будут готовы изменить свои привычки, не все также будут иметь соответствующие навыки и компетенции, чтобы адаптироваться к цифровой модели сотрудничества. Лучше всего запрашивать отзывы клиентов у тех сотрудников, которые находятся с ними в наиболее частом контакте, т. е. отделений обслуживания клиентов и/или первой линии продаж (офлайн).

9. Проверьте уровень цифровой компетентности:
Прежде чем начать проект, стоит выяснить, на каком уровне находятся компетенции компании в области обработки выбранных процессов цифровизации, уделяя особое внимание IT-отделу, обслуживанию клиентов, а также руководству или другим лицам.

Успешное внедрение безбумажных процессов - это продуманная работа на нескольких уровнях, осуществляемая компетентными, знающими и квалифицированными людьми. Для таких изменений необходим нестандартный подход, часто не в рамках общепринятых привычек.