Внедрение политики управления лицензиями

Управление активами программного обеспечения (ПО) в организации сегодня - это необходимость, условия для принятия которой диктует современная реальность. Все чаще в законодательных органах власти РФ возникают инициативы по ужесточению политики борьбы с используемым нелегальным (контрафактным) ПО на территории страны. Об этом напрямую свидетельствуют участившиеся в последнее время многочисленные проверки подответственными правоохранительными органами.

Внедрение же контроля за лицензиями на программные активы обеспечит необходимую в таком случае защиту, позволит препятствовать появлению нелицензионных копий продуктов на компьютерах организации и, что важно, позволит оптимизировать используемые ресурсы, выявив возможные излишки в лицензиях.
С точки зрения экономической эффектности это позволит уберечь вашу организацию от технологических и бизнес-рисков, позволит минимизировать вероятность непредвиденных издержек, связанных с простоями и сбоями в работе информационной системы, и обеспечит своевременную техническую поддержку используемых продуктов.

Важно! Управление лицензиями (SAM) - это регулярный процесс управления активами программмного обеспечения в организации. Внедрение SAM позволяет быть уверенным в эфективном использовании имеющихся программных продуктов, избежать большого числа рисков, и, как итог, иметь более устойчивый, предсказуемый, а следовательно, и более прибыльный бизнес.  

Единая политика управления лицензиями на программное обеспечение позволит:

•    Повысить эффективность работы и шагать в ногу со временем
В организациях, где программное обеспечение приобреталось бессистемно и бесконтрольно, зачастую сосуществуют разные версии одних и тех же программ и разные программные платформы. Это ведет к проблемам совместимости форматов файлов, следствием чего являются простои и трата времени на выполнение рутинных операций. Так, если бухгалтерия компании привыкла работать с пакетом Microsoft Office 97, а сотрудники отдела маркетинга предоставляют ей данные в формате Microsoft Office XP, то для их использования бухгалтерией потребуется дополнительная конвертация.

Управление лицензиями позволит добиться введения единых стандартов на используемое программное обеспечение во всей организации, даст возможность поддерживать высокий технологический уровень, что поможет достичь поставленных перед организацией целей и не отстать от конкурентов.

• Оптимизировать и планировать расходы на развитие информационной системы, а также обосновывать необходимость инвестиций
Умелое управление лицензиями поможет разобраться, какие программы нужны организации, а какие — нет, понять какая программа лицензирования наиболее эффективна для данной организации. Кроме того, оно позволяет воспользоваться программами корпоративного лицензирования, предоставляющими скидки и возможность рассрочки платежей на оптовые закупки лицензий.

Заблаговременно позаботившись об управлении лицензиями, можно вычислить, какова отдача инвестиций в программное обеспечение. Этот анализ позволит определить, в каких подразделениях нужно обновление старого или переход на новое ПО, и запланировать будущие инвестиции.

•    Сделать бизнес более устойчивым за счет снижения рисков

Пять этапов внедрения технологии управления лицензиями:

1. Сбор необходимой начальной информации На первом, по сути подготовительном этапе необходимо собрать информацию, требуемую для внедрения управления лицензиями в организации. Информация включает в себя такие составляющие как: количество персональных компьютеров в организации, количество серверов, используемое программное обеспечение, ответственный за закупку, использование и утилизацию программного обеспечения.

2. Инвентаризация ПО Результатом этого этапа является получение полного перечня программных продуктов, установленных на компьютерах, рабочих станциях, серверах и других устройствах, используемых организацией и оформление его в виде отчета. Вы можете провести инвентаризацию вручную или автоматически, с помощью средства инвентаризации ПО.

3. Сопоставление установленных программных продуктов с имеющимися лицензиями После анализа используемого ПО осуществляется сопоставление лицензий и программного обеспечения. Таким образом, можно выяснить, все ли лицензии у вас есть, и нет ли среди них лишних.

4. Анализ стратегий и процедур Результатом четвертого этапа должны стать правила, процедуры и политика закупок программного обеспечения, правила распространения ПО внутри организации, его использования, постановки на баланс и списания. Кроме того, в организации должны появиться внутренние стандарты на используемое программное обеспечение и аппаратные средства. Целью четвертого этапа является разработка и описание этих правил, процедур и стандартов.

5. Разработка плана управления лицензиями
По результатам инвентаризации определяется состояние дел в области ПО на текущий момент времени, а по результатам разработки стратегических подходов в области управления лицензиями на программное обеспечение определяется желаемое состояние, которого организации необходимо достичь. Теперь, на пятом этапе, разрабатывается план, позволяющий перейти из состояния, которое есть, в состояние, которое необходимо. Это и есть план управления лицензиями на предприятии, позволяющий сделать программное обеспечение активом, эффективно эксплуатируемым компанией.

Эффективность внедрения технологии SAM проявляется на каждом из этапов проведения работ, однако наибольшая отдача достигается, когда оказывается пройдена вся цепочка с начала и до конца. 

Для оценки уровня окупаемости внедрения SAM используйте специальный сервис, предложенный компанией Microsoft. Более подробная информация по SAM c примерами использования представлена здесь.

За подробными консультациями по любым вопросам, а также по расчету стоимости услуги, пожалуйста, обращайтесь к нашим квалифицированным специалистам!